તમારી ટીમ માટે પગલાં-દર-પગલાં માર્ગદર્શિકાઓ કેવી રીતે બનાવવી

માર્ગદર્શિકાઓ શા માટે હોય છે

દરેક ટીમ એવી જાણકારી પર ચાલે જે એક-બે વ્યક્તિના દિમાગમાં જ રહે છે. ડ્રિપ ટ્રે ઊભરાવ્યા વગર કોફી મશીન કેવી રીતે સાફ કરવું. દુકાન ખોલવાનો ચોક્કસ ક્રમ. જ્યારે ગ્રાહક એવા રિફંડ માગે જે તમે આપી ન શકો ત્યારે શું કહેવું. જ્યારે એ વ્યક્તિઓ રજા પર હોય, ત્યારે જાણકારી પણ તેમની સાથે રજા પર જાય — અને નવો કર્મચારી પહેલાં ભૂલ કરીને જ શીખે.

માર્ગદર્શિકાઓ આ ઠીક કરે. માર્ગદર્શિકા એ સૂચનાઓનો ટૂંકો, ફરી-વાપરી શકાય એવો સમૂહ છે જે તમે એક વાર લખો અને જે કામ માટે ખરેખર જરૂરી હોય ત્યાં જોડી દો. કામ કરનાર વ્યક્તિને કામ પર જ માર્ગદર્શિકા જુઓ બટન દેખાય, તે ખોલે અને સાથે-સાથે અનુસરે — જે કરી રહ્યા હોય તે છોડ્યા વગર.

તમારી પહેલી માર્ગદર્શિકા બનાવવી

તમારી સ્પેસમાં માર્ગદર્શિકાઓ વિભાગ ખોલો અને નવી માર્ગદર્શિકા ટેપ કરો. શરૂ કરવા તમારે બે વસ્તુઓ જોઈશે:

• એક શીર્ષક — ટૂંકું અને સ્પષ્ટ. "એસ્પ્રેસો મશીન સાફ કરો," નહીં કે "મશીન સંબંધિત વસ્તુ."
• એક ટૂંકું વર્ણન (વૈકલ્પિક) — એક લીટી, જેથી લોકો લાઇબ્રેરીમાં માર્ગદર્શિકાઓ વચ્ચે ફરક પારખી શકે.

પછી મુખ્ય ભાગ લખો. એડિટર એ ફોર્મેટિંગને સપોર્ટ કરે જે સૂચનાઓ માટે ખરેખર મહત્ત્વનું છે:

• શીર્ષકો જેથી લાંબી પ્રક્રિયાને તબક્કાઓમાં વહેંચી શકાય.
• ક્રમાંકિત પગલાં એવી કોઈપણ વસ્તુ માટે જે ક્રમમાં થવી જરૂરી હોય.
• બુલેટ સૂચિ એવી ચેકલિસ્ટ માટે જ્યાં ક્રમ મહત્ત્વનો ન હોય.
• બોલ્ડ અને ઇટાલિક એ પગલું ચીંધવા જે દરેક છોડી દે છે.

દરેક પગલામાં એક જ ક્રિયા રાખો. "પોર્ટાફિલ્ટર કાઢો અને પક ખંખેરો" એ બે પગલાં છે, અને કોઈ એક કરશે ને બીજું ભૂલી જશે.

પહેલેથી લખેલું છે? તેને લાવો

જો પ્રક્રિયા પહેલેથી Word દસ્તાવેજ કે PDF માં હોય, તો તેને ફરી ટાઇપ ન કરો. એડિટરમાં આયાત કરો પસંદ કરો, ફાઇલ ચૂંટો, અને Nudge લખાણને હેડિંગ્સ, ફકરા અને યાદીઓ તરીકે લાવે છે — સુધારવા માટે તૈયાર. તે તમારા બ્રાઉઝરમાં જ થાય છે, તેથી ફાઇલ ક્યારેય તમારા ઉપકરણમાંથી બહાર જતી નથી. (Google Doc ને Word તરીકે એક્સપોર્ટ કરેલું પણ ચાલે છે.)

Flow અને Circle સાથે તમે માર્ગદર્શિકા પર મૂળ ફાઇલ પણ રાખી શકો છો. PDF કે Word દસ્તાવેજ અપલોડ કરો અને તે જોડાયેલી રહે છે જેથી ટીમ તેને પૂર્વાવલોકન કે ડાઉનલોડ કરી શકે — ફોર્મેટ કરેલી માર્ગદર્શિકા, ફોર્મ કે સ્પેક શીટ માટે આદર્શ, જે જેમ છે તેમ બતાવવી સારી. લાઇબ્રેરીમાંથી સીધા જ, દસ્તાવેજ અપલોડ કરો બંને એકસાથે કરે છે: ફાઇલમાંથી માર્ગદર્શિકા બનાવે છે અને મૂળ જોડે છે.

વિડિયો ઉમેરવો

કેટલીક વસ્તુઓ વર્ણવવા કરતાં બતાવવી ઝડપી હોય. એડિટરમાં YouTube અથવા Vimeo લિંક પેસ્ટ કરો અને તે પ્લે બટન સાથેના થમ્બનેલ તરીકે જ ઇનલાઇન જડાઈ જાય — કોઈ અપલોડ નહીં, કોઈ ફાઇલ વ્યવસ્થાપન નહીં. બેકફ્લશ રૂટિનની 40-સેકન્ડની ક્લિપ તમારી દોઢ ફકરા જેટલી કાળજીપૂર્વકની શબ્દરચના બચાવી દે.

જો તમે એવી લિંક પેસ્ટ કરો જે સપોર્ટેડ વિડિયો ન હોય, તો એડિટર તમને જણાવે અને તેને ઉમેરે જ નહીં — તમારી માર્ગદર્શિકા ક્યારેય તૂટેલી સ્થિતિમાં રહેતી નથી.

કામ સાથે માર્ગદર્શિકા જોડવી

એકલી માર્ગદર્શિકા તો માત્ર એક દસ્તાવેજ છે. હેતુ તેને ત્યાં મૂકવાનો છે જ્યાં કામ થાય છે.

કોઈ આવર્તિત કામ સાથે માર્ગદર્શિકા જોડો — "દુકાન ખોલો," "શુક્રવારની ઊંડી સફાઈ" — અને માર્ગદર્શિકા જુઓ બટન એ કામના દરેક ભવિષ્યના ઉદાહરણ પર આપમેળે દેખાય. એક માર્ગદર્શિકા ઘણાં કામ આવરી શકે, અને એક કામ ઘણી માર્ગદર્શિકાઓ ધરાવી શકે. તમે કામ બનાવતી વખતે પણ માર્ગદર્શિકાઓ જોડી શકો, જેથી સૂચનાઓ અને કામ સાથે જ લાઇવ થાય.

જો તમે પછીથી માર્ગદર્શિકા કાઢી નાખો, તો જે કામ સાથે તે જોડાયેલી હતી તે ફક્ત તે લિંક ગુમાવે. કંઈ તૂટતું નથી.

ડ્રાફ્ટ વિ. પ્રકાશિત

દરેક માર્ગદર્શિકા તમે શરૂ કરો એ જ ક્ષણે ટીમ માટે તૈયાર નથી હોતી. જ્યાં સુધી તમે હજુ લખી રહ્યા હો ત્યાં સુધી માર્ગદર્શિકાને ડ્રાફ્ટ તરીકે સાચવો — ડ્રાફ્ટ સ્ટાફને દેખાતા નથી અને માત્ર માલિકો અને મેનેજરો જ તે જોઈ શકે. જ્યારે તૈયાર થાય, ત્યારે પ્રકાશિત કરો દબાવો. વિચાર બદલાયો, કે પ્રક્રિયા બદલાઈ? ગમે ત્યારે પાછા ડ્રાફ્ટમાં અપ્રકાશિત કરી શકો.

કોણ શું કરી શકે

• માલિકો અને મેનેજરો માર્ગદર્શિકાઓ બનાવે, સંપાદિત કરે, કાઢે અને જોડે.
• બાકીના બધા પ્રકાશિત માર્ગદર્શિકાઓ વાંચે — લાઇબ્રેરીમાં અને તેમના કામ પર.

તમારી ટીમ સાથે અજમાવો

જે કામ હંમેશા ખોટું થાય તેના માટે એક માર્ગદર્શિકા લખો, તેને એ કામ સાથે જોડો, અને જુઓ કે પ્રશ્નો કેવી રીતે બંધ થાય છે. Nudge તમને ન્યાયસંગત કામ રોટેશન અને તેની સાથેની સૂચનાઓ આપે — 7 દિવસ માટે મફત.