Perché esistono le guide

Ogni team si regge su conoscenze che vivono nella testa di una o due persone. Come pulire la macchina del caffè senza allagare il cassetto raccogligocce. L'ordine esatto per aprire il locale. Cosa dire quando un cliente chiede un rimborso che non puoi concedere. Quando quelle persone non ci sono, la conoscenza se ne va con loro — e chi è appena stato assunto impara sbagliando per primo.

Le guide risolvono tutto questo. Una guida è una serie di istruzioni breve e riutilizzabile che scrivi una volta sola e colleghi alle attività dove serve davvero. Chi svolge il lavoro vede un pulsante Vedi guida direttamente sull'attività, lo apre e la segue — senza interrompere ciò che sta facendo.

Creare la tua prima guida

Apri la sezione Guide nel tuo spazio e tocca Nuova guida. Per iniziare ti servono due cose:

  • Un titolo — breve e letterale. "Pulisci la macchina espresso", non "Roba della macchina".
  • Una breve descrizione (facoltativa) — una riga per distinguere le guide nella libreria.

Poi scrivi il contenuto. L'editor supporta la formattazione che conta davvero per le istruzioni:

  • Titoli per suddividere una procedura lunga in fasi.
  • Passaggi numerati per tutto ciò che deve avvenire in ordine.
  • Elenchi puntati per le checklist in cui l'ordine non conta.
  • Grassetto e corsivo per evidenziare il passaggio che tutti saltano.

Limita ogni passaggio a una sola azione. "Rimuovi il portafiltro e scarica il fondo" sono due passaggi, e qualcuno ne farà uno dimenticando l'altro.

L'hai già scritto? Importalo

Se la procedura esiste già in un documento Word o in un PDF, non riscriverla. Nell'editor scegli Importa, seleziona il file e Nudge porta il testo come titoli, paragrafi ed elenchi — pronto da rifinire. Avviene direttamente nel tuo browser, quindi il file non lascia mai il tuo dispositivo. (Anche un Google Doc esportato come Word funziona.)

Con Flow e Circle puoi anche conservare il file originale nella guida. Carica un PDF o un documento Word e resta allegato, così il team può visualizzarlo in anteprima o scaricarlo — ideale per un manuale formattato, un modulo o una scheda tecnica che è meglio mostrare così com'è. Direttamente dalla libreria, Carica documento fa entrambe le cose in una volta: crea una guida dal file con l'originale allegato.

Aggiungere un video

Alcune cose sono più veloci da mostrare che da descrivere. Incolla un link YouTube o Vimeo nell'editor e verrà inserito direttamente come miniatura con un pulsante di riproduzione — senza caricare nulla, senza gestire file. Un filmato di 40 secondi sulla routine di backflush ti risparmia un paragrafo e mezzo di descrizioni accurate.

Se incolli un link che non è un video supportato, l'editor te lo segnala e semplicemente non lo aggiunge — la tua guida non resta mai in uno stato corrotto.

Collegare una guida alle attività

Una guida da sola è solo un documento. Il punto è metterla dove avviene il lavoro.

Collega una guida a un'attività ricorrente — "Apri il locale", "Pulizia profonda del venerdì" — e il pulsante Vedi guida comparirà automaticamente su ogni istanza futura di quell'attività. Una sola guida può coprire molte attività, e una sola attività può portare con sé più guide. Puoi anche collegare le guide mentre crei un'attività, così le istruzioni e il lavoro vanno in funzione insieme.

Se in seguito elimini una guida, le attività a cui era collegata perdono semplicemente il collegamento. Non si rompe nulla.

Bozza o pubblicata

Non tutte le guide sono pronte per il team nel momento in cui le inizi. Salva una guida come bozza mentre la stai ancora scrivendo — le bozze sono invisibili al personale e solo titolari e manager possono vederle. Quando è pronta, premi Pubblica. Hai cambiato idea, o una procedura è cambiata? Riportala a bozza annullando la pubblicazione in qualsiasi momento.

Chi può fare cosa

  • Titolari e manager creano, modificano, eliminano e collegano le guide.
  • Tutti gli altri leggono le guide pubblicate — nella libreria e sulle proprie attività.

Provala con il tuo team

Scrivi una guida per il lavoro che viene sempre sbagliato, collegala a quell'attività e guarda le domande sparire. Nudge ti offre una rotazione equa delle attività e le istruzioni che le accompagnano — gratis per 7 giorni.