Pourquoi les guides existent

Chaque équipe repose sur des connaissances qui vivent dans la tête d'une ou deux personnes. Comment nettoyer la machine à café sans noyer le bac d'égouttage. L'ordre exact pour ouvrir la boutique. Quoi répondre quand un client réclame un remboursement que vous ne pouvez pas accorder. Quand ces personnes sont absentes, le savoir l'est aussi — et la nouvelle recrue apprend en se trompant d'abord.

Les guides corrigent cela. Un guide est un ensemble d'instructions court et réutilisable que vous rédigez une fois et rattachez aux tâches où il est réellement utile. La personne qui fait le travail voit un bouton Voir le guide directement sur la tâche, l'ouvre et suit les étapes — sans quitter ce qu'elle est en train de faire.

Créer votre premier guide

Ouvrez la section Guides de votre espace et appuyez sur Nouveau guide. Il vous faut deux choses pour commencer :

  • Un titre — court et littéral. « Nettoyer la machine à espresso », pas « Trucs de machine ».
  • Une courte description (facultative) — une ligne pour que les guides se distinguent les uns des autres dans la bibliothèque.

Rédigez ensuite le corps. L'éditeur prend en charge la mise en forme qui compte vraiment pour des instructions :

  • Des titres pour découper une longue procédure en étapes.
  • Des étapes numérotées pour tout ce qui doit se dérouler dans l'ordre.
  • Des listes à puces pour les checklists où l'ordre n'a pas d'importance.
  • Du gras et de l'italique pour signaler l'étape que tout le monde oublie.

Limitez chaque étape à une seule action. « Retirer le porte-filtre et vider la galette » constitue deux étapes, et quelqu'un en fera une en oubliant l'autre.

Ajouter une vidéo

Certaines choses se montrent plus vite qu'elles ne se décrivent. Collez un lien YouTube ou Vimeo dans l'éditeur et il s'intègre directement sous forme de vignette avec un bouton de lecture — pas d'envoi de fichier, pas de gestion de documents. Un clip de 40 secondes de la routine de backflush vous épargne un paragraphe et demi de formulation minutieuse.

Si vous collez un lien qui n'est pas une vidéo prise en charge, l'éditeur vous le signale et ne l'ajoute tout simplement pas — votre guide ne reste jamais dans un état incohérent.

Rattacher un guide aux tâches

Un guide tout seul n'est qu'un document. L'intérêt est de le placer là où le travail se fait.

Rattachez un guide à une tâche récurrente — « Ouvrir la boutique », « Grand nettoyage du vendredi » — et le bouton Voir le guide apparaît automatiquement sur chaque occurrence future de cette tâche. Un guide peut couvrir plusieurs tâches, et une tâche peut porter plusieurs guides. Vous pouvez aussi rattacher des guides au moment où vous créez une tâche, pour que les instructions et le travail soient mis en service en même temps.

Si vous supprimez un guide par la suite, les tâches qui y étaient rattachées perdent simplement le lien. Rien ne casse.

Brouillon ou publié

Tous les guides ne sont pas prêts pour l'équipe dès l'instant où vous les commencez. Enregistrez un guide en brouillon tant que vous le rédigez — les brouillons sont invisibles pour le personnel et seuls les propriétaires et les managers peuvent les voir. Quand il est prêt, appuyez sur Publier. Vous avez changé d'avis, ou une procédure a évolué ? Repassez-le en brouillon à tout moment.

Qui peut faire quoi

  • Les propriétaires et les managers créent, modifient, suppriment et rattachent les guides.
  • Tous les autres consultent les guides publiés — dans la bibliothèque et sur leurs tâches.

Essayez-le avec votre équipe

Rédigez un guide pour le travail qui est toujours mal fait, rattachez-le à cette tâche, et regardez les questions s'arrêter. Nudge vous offre une rotation équitable des tâches et les instructions qui vont avec — gratuit pendant 7 jours.