Por qué existen las guías

Todo equipo funciona con conocimiento que vive en la cabeza de una o dos personas. Cómo limpiar la cafetera sin inundar la bandeja de goteo. El orden exacto para abrir el local. Qué decir cuando un cliente pide un reembolso que no puedes dar. Cuando esas personas no están, el conocimiento se va con ellas — y la persona recién contratada aprende equivocándose primero.

Las guías resuelven eso. Una guía es un conjunto corto y reutilizable de instrucciones que escribes una vez y adjuntas a las tareas donde de verdad hace falta. Quien hace el trabajo ve un botón Ver guía justo en la tarea, lo abre y la sigue — sin dejar lo que está haciendo.

Crear tu primera guía

Abre la sección Guías en tu espacio y toca Nueva guía. Necesitas dos cosas para empezar:

  • Un título — corto y literal. «Limpiar la máquina de espresso», no «Cosas de la máquina».
  • Una descripción breve (opcional) — una línea para que la gente pueda distinguir las guías en la biblioteca.

Después escribe el cuerpo. El editor admite el formato que de verdad importa para las instrucciones:

  • Encabezados para dividir un procedimiento largo en fases.
  • Pasos numerados para todo lo que tenga que ocurrir en orden.
  • Listas con viñetas para las listas de control donde el orden no importa.
  • Negrita y cursiva para marcar el paso que todos se saltan.

Mantén cada paso en una sola acción. «Retira el portafiltro y descarga la pastilla» son dos pasos, y alguien hará uno y olvidará el otro.

Añadir un vídeo

Algunas cosas son más rápidas de mostrar que de describir. Pega un enlace de YouTube o Vimeo en el editor y se incrusta directamente como una miniatura con un botón de reproducción — sin subir archivos, sin gestionar nada. Un clip de 40 segundos de la rutina de backflush te ahorra un párrafo y medio de redacción cuidadosa.

Si pegas un enlace que no es un vídeo compatible, el editor te avisa y simplemente no lo añade — tu guía nunca queda en un estado roto.

Adjuntar una guía a las tareas

Una guía por sí sola es solo un documento. Lo importante es ponerla donde sucede el trabajo.

Adjunta una guía a una tarea recurrente — «Abrir el local», «Limpieza profunda del viernes» — y el botón Ver guía aparece automáticamente en cada instancia futura de esa tarea. Una guía puede cubrir muchas tareas, y una tarea puede llevar varias guías. También puedes adjuntar guías mientras creas una tarea, para que las instrucciones y el trabajo entren en marcha juntos.

Si más adelante eliminas una guía, las tareas a las que estaba adjunta simplemente pierden el enlace. Nada se rompe.

Borrador y publicado

No toda guía está lista para el equipo en el momento en que empiezas a escribirla. Guarda una guía como borrador mientras la sigues redactando — los borradores son invisibles para el personal y solo los propietarios y encargados pueden verlos. Cuando esté lista, pulsa Publicar. ¿Cambiaste de opinión o cambió un procedimiento? Despublica para volver a borrador en cualquier momento.

Quién puede hacer qué

  • Propietarios y encargados crean, editan, eliminan y adjuntan guías.
  • El resto lee las guías publicadas — en la biblioteca y en sus tareas.

Pruébalo con tu equipo

Escribe una guía para el trabajo que siempre sale mal, adjúntala a esa tarea y observa cómo se acaban las preguntas. Nudge te da una rotación justa de tareas y las instrucciones que la acompañan — gratis durante 7 días.