Γιατί υπάρχουν οι οδηγοί

Κάθε ομάδα στηρίζεται σε γνώση που ζει στο μυαλό ενός ή δύο ατόμων. Πώς να καθαρίσεις τη μηχανή του καφέ χωρίς να ξεχειλίσεις το δίσκο αποστράγγισης. Η ακριβής σειρά για το άνοιγμα του καταστήματος. Τι να πεις όταν ένας πελάτης ζητά μια επιστροφή χρημάτων που δεν μπορείς να δώσεις. Όταν αυτά τα άτομα λείπουν, λείπει μαζί τους και η γνώση — και ο νέος εργαζόμενος μαθαίνει κάνοντας πρώτα το λάθος.

Οι οδηγοί το λύνουν αυτό. Ένας οδηγός είναι ένα σύντομο, επαναχρησιμοποιήσιμο σύνολο οδηγιών που γράφετε μία φορά και επισυνάπτετε στις εργασίες όπου πραγματικά χρειάζεται. Το άτομο που κάνει τη δουλειά βλέπει ένα κουμπί Προβολή οδηγού πάνω στην ίδια την εργασία, το ανοίγει και ακολουθεί — χωρίς να σταματήσει αυτό που κάνει.

Δημιουργία του πρώτου σας οδηγού

Ανοίξτε την ενότητα Οδηγοί στον χώρο σας και πατήστε Νέος οδηγός. Θα χρειαστείτε δύο πράγματα για να ξεκινήσετε:

  • Έναν τίτλο — σύντομο και κυριολεκτικό. «Καθάρισμα μηχανής espresso», όχι «Θέματα μηχανής».
  • Μια σύντομη περιγραφή (προαιρετικά) — μία γραμμή ώστε να ξεχωρίζει ο κόσμος τους οδηγούς στη βιβλιοθήκη.

Στη συνέχεια γράψτε το κυρίως κείμενο. Ο επεξεργαστής υποστηρίζει τη μορφοποίηση που πραγματικά μετράει για τις οδηγίες:

  • Επικεφαλίδες για να χωρίσετε μια μεγάλη διαδικασία σε στάδια.
  • Αριθμημένα βήματα για οτιδήποτε πρέπει να γίνει με σειρά.
  • Λίστες με κουκκίδες για checklists όπου η σειρά δεν έχει σημασία.
  • Έντονα και πλάγια για να επισημάνετε το βήμα που όλοι παραλείπουν.

Κρατήστε κάθε βήμα σε μία ενέργεια. Το «Αφαίρεσε το portafilter και χτύπα το puck» είναι δύο βήματα, και κάποιος θα κάνει το ένα και θα ξεχάσει το άλλο.

Προσθήκη βίντεο

Κάποια πράγματα είναι πιο γρήγορο να τα δείξεις παρά να τα περιγράψεις. Επικολλήστε έναν σύνδεσμο YouTube ή Vimeo στον επεξεργαστή και ενσωματώνεται μέσα στο κείμενο ως μικρογραφία με κουμπί αναπαραγωγής — χωρίς ανέβασμα, χωρίς διαχείριση αρχείων. Ένα κλιπ 40 δευτερολέπτων με τη διαδικασία του backflush σας γλιτώνει μιάμιση παράγραφο προσεκτικής διατύπωσης.

Αν επικολλήσετε έναν σύνδεσμο που δεν είναι υποστηριζόμενο βίντεο, ο επεξεργαστής σας το λέει και απλώς δεν τον προσθέτει — ο οδηγός σας δεν μένει ποτέ σε χαλασμένη κατάσταση.

Επισύναψη οδηγού σε εργασίες

Ένας οδηγός από μόνος του είναι απλώς ένα έγγραφο. Το νόημα είναι να τον βάλετε εκεί που γίνεται η δουλειά.

Επισυνάψτε έναν οδηγό σε μια επαναλαμβανόμενη εργασία — «Άνοιγμα καταστήματος», «Βαθύ καθάρισμα Παρασκευής» — και το κουμπί Προβολή οδηγού εμφανίζεται αυτόματα σε κάθε μελλοντική εμφάνιση αυτής της εργασίας. Ένας οδηγός μπορεί να καλύπτει πολλές εργασίες, και μία εργασία μπορεί να φέρει πολλούς οδηγούς. Μπορείτε επίσης να επισυνάπτετε οδηγούς ενώ δημιουργείτε μια εργασία, ώστε οι οδηγίες και η δουλειά να ξεκινούν μαζί.

Αν αργότερα διαγράψετε έναν οδηγό, οι εργασίες στις οποίες ήταν επισυναμμένος απλώς χάνουν τον σύνδεσμο. Τίποτα δεν χαλάει.

Πρόχειρο vs. δημοσιευμένο

Δεν είναι κάθε οδηγός έτοιμος για την ομάδα τη στιγμή που τον ξεκινάτε. Αποθηκεύστε έναν οδηγό ως πρόχειρο όσο τον γράφετε ακόμα — τα πρόχειρα είναι αόρατα στο προσωπικό και μόνο οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να τα δουν. Όταν είναι έτοιμος, πατήστε Δημοσίευση. Αλλάξατε γνώμη, ή άλλαξε μια διαδικασία; Καταργήστε τη δημοσίευση και επιστρέψτε σε πρόχειρο όποτε θέλετε.

Ποιος μπορεί να κάνει τι

  • Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές δημιουργούν, επεξεργάζονται, διαγράφουν και επισυνάπτουν οδηγούς.
  • Όλοι οι υπόλοιποι διαβάζουν τους δημοσιευμένους οδηγούς — στη βιβλιοθήκη και πάνω στις εργασίες τους.

Δοκιμάστε το με την ομάδα σας

Γράψτε έναν οδηγό για τη δουλειά που πάντα γίνεται λάθος, επισυνάψτε τον σε αυτή την εργασία και δείτε τις ερωτήσεις να σταματούν. Το Nudge σας δίνει μια δίκαιη εναλλαγή εργασιών και τις οδηγίες που τη συνοδεύουν — δωρεάν για 7 ημέρες.