Το πρόβλημα που έχετε πραγματικά
Αν τρέχετε ένα καφέ, το λειτουργικό πρόβλημα σπάνια είναι ο καφές. Είναι ο συντονισμός γύρω από τον καφέ. Ποιος άνοιξε; Έκανε κάποιος backflush; Ο κλείσιμο του Σαββάτου έβαλε το γάλα στη θέση του; Γιατί είναι πάντα το ίδιο άτομο που βγάζει τα σκουπίδια;
Τα περισσότερα καφέ προσπαθούν να το λύσουν με τρία πράγματα, με σειρά: χάρτινο πρόγραμμα, ομάδα WhatsApp και η μνήμη του manager. Και τα τρία χαλάνε τη στιγμή που η ομάδα ξεπερνά τους έξι. Αυτός ο οδηγός μιλά για ό,τι λειτουργεί με 6, 12 και 20 άτομα.
Ρύθμιση προγραμμάτων που αντέχουν
Ένα πρόγραμμα που αντέχει έχει τρία επίπεδα, όχι ένα:
- Checklists ανά βάρδια — άνοιγμα, ενδιάμεση, κλείσιμο. Είναι τα ίδια κάθε μέρα.
- Εβδομαδιαίες επαναλαμβανόμενες δουλειές — βαθύ καθάρισμα μύλου, αφαλάτωση, έλεγχος ψυγείου, βαθύ σφουγγάρισμα. Εναλλάσσονται στην ομάδα, όχι σε ένα άτομο.
- Εφάπαξ εργασίες — παράδοση, επίσκεψη προμηθευτή, επισκευή επίπλων. Προστίθενται ζωντανά και ανατίθενται σε όποιον είναι σε βάρδια.
Αν έχετε μόνο το πρώτο επίπεδο, οι εβδομαδιαίες δουλειές χάνονται και η μηχανή espresso υποβαθμίζεται σιγά-σιγά. Αν έχετε μόνο το δεύτερο, το καθημερινό πάτωμα δεν σφουγγαρίζεται ποτέ. Χρειάζεστε και τα τρία.
Να γίνει το πρόγραμμα πραγματικά δίκαιο
Ο ισχυρότερος προβλεπτής αποχώρησης προσωπικού σε καφέ δεν είναι ο μισθός. Είναι η αντίληψη δικαιοσύνης στον προγραμματισμό. Αν το ίδιο άτομο καταλήγει με τρία κλεισίματα Σαββάτου τον μήνα, φεύγει — και συνήθως δεν σας λέει ότι ήταν τα κλεισίματα.
Η δικαιοσύνη χρειάζεται τρία πράγματα:
- Στάθμιση προσπάθειας. Ένα βαθύ καθάρισμα 30 λεπτών δεν είναι ίδιο με βγάλσιμο σκουπιδιών 5 λεπτών. Αν τα αντιμετωπίσετε ίδια, τα βαθιά καθαρίσματα συσσωρεύονται στο πιο συνεργάσιμο μέλος.
- Εναλλαγή σε χρονικό παράθυρο. Κοιτάξτε τις τελευταίες 4 εβδομάδες, όχι μόνο σήμερα. Η εναλλαγή πρέπει να ισορροπεί με τον χρόνο, όχι να μικρο-ισορροπεί καθημερινά.
- Σεβασμός απουσιών. Εργαζόμενοι με μερική απασχόληση, φοιτητές, άτομα σε άδεια γονικής μέριμνας. Αν το σύστημα δεν ξέρει πότε είναι διαθέσιμοι, θα τους υπερφορτώσετε ή θα αυτοσχεδιάσετε την τελευταία στιγμή.
Συμμετοχή προσωπικού: πώς να την πετύχετε πραγματικά
Δεν την πετυχαίνετε ανακοινώνοντας το νέο σύστημα στη συνάντηση ομάδας. Την πετυχαίνετε δείχνοντας πρώτα το πρόγραμμα στο πιο έμπειρο μέλος, παίρνοντας τη γνώμη του και αφήνοντάς τον να το εξηγήσει στην ομάδα. Οι top-down εφαρμογές λειτουργικών αλλαγών σε καφέ έχουν περίπου 100% ποσοστό αποτυχίας.
Δύο πράγματα βοηθούν:
- Δείξτε τον αριθμό δικαιοσύνης. Όταν το προσωπικό βλέπει, στο δικό του τηλέφωνο, ότι το πρόγραμμα είναι ισορροπημένο, η πικρία πέφτει γρήγορα. Ο αριθμός κάνει τη δουλειά που κάποτε έκανε ο manager.
- Επιτρέψτε ανταλλαγές. Αφήστε το προσωπικό να ανταλλάσσει βάρδιες ή εργασίες μεταξύ τους με ένα tap. Το σύστημα πρέπει να καταγράφει την ανταλλαγή ώστε η εναλλαγή να παραμένει ισορροπημένη με τον χρόνο.
Εργαλεία, πρότυπα και τι να αποφύγετε
Αποφύγετε:
- Γενικά εργαλεία project management. Φτιάχτηκαν για ομάδες λογισμικού και φαίνεται.
- Υπολογιστικά φύλλα σε φάκελο Google Drive. Κανείς δεν τα ανοίγει.
- Χάρτινα προγράμματα που εκτυπώνονται εβδομαδιαία. Ξεπερασμένα σε 24 ώρες.
Χρησιμοποιήστε:
- Εφαρμογή αφιερωμένη σε εργασίες (το Nudge έχει πρότυπο καφέ) με στάθμιση προσπάθειας και εναλλαγή.
- Push ειδοποιήσεις στα τηλέφωνα. Το WhatsApp μπορεί να μείνει για chat· δεν πρέπει να είναι η λειτουργική ραχοκοκαλιά.
- Εβδομαδιαία 5λεπτη ανασκόπηση με την ανώτερη ομάδα για το σκορ δικαιοσύνης και προσαρμογή του προτύπου αν έχει αποκλίνει.
Τελικές σκέψεις
Τα καφέ που κρατούν προσωπικό δεν είναι αυτά με τον καλύτερο καφέ ή τα καλύτερα perks. Είναι αυτά όπου το πρόγραμμα είναι ορατά δίκαιο, η λίστα κλεισίματος δεν πέφτει πάντα στο ίδιο άτομο και ο manager δεν τρέχει τη λειτουργία από το κεφάλι του. Κάθε ένα από αυτά είναι πρόβλημα συστήματος, όχι πρόβλημα πρόσληψης.
Δοκιμάστε το Nudge για το καφέ σας
Το Nudge έρχεται με πρότυπα καφέ και εστιατορίου, στάθμιση προσπάθειας, εναλλαγή σε παράθυρο 4 εβδομάδων και σκορ δικαιοσύνης ορατό σε κάθε μέλος. Δωρεάν δοκιμή 7 ημερών.