Waarom de meeste roosters in een café binnen een maand mislukken
Heb je een café, dan heb je vast wel eens een schoonmaakrooster gemaakt. Waarschijnlijk zelfs meerdere. Elk rooster begint sterk en wordt dan ongemerkt niet meer gevolgd. In de tweede maand hangt het als gelamineerde decoratie aan de muur achterin.
Het ligt bijna nooit aan het personeel. Het ligt aan het rooster. Drie dingen maken een rooster in een café sneller kapot dan wat dan ook:
- Het bestaat op papier. Een papieren rooster stuurt degene die sluit om 22.00 uur geen melding. Het gaat niet met je personeel mee naar de volgende dienst.
- Het gaat ervan uit dat iedereen het leest. Nieuwe medewerkers doen dat niet. Oproepkrachten die terugkomen, vergeten het. Wie op zaterdag sluit, heeft het niet meer gezien sinds de inwerkperiode.
- Het behandelt elke taak hetzelfde. Een toonbank afnemen is niet hetzelfde als de zetgroep van de espressomachine grondig reinigen. Als je ze gelijk behandelt, wordt die zetgroep nooit gedaan.
Zo ziet een rooster dat werkt eruit
Een rooster dat werkt, heeft drie delen: de openingslijst, de lijst voor tijdens de dienst en de sluitlijst. Elk deel benoemt taken, benoemt wie verantwoordelijk is en geeft punten voor inspanning, zodat een klus van 5 minuten en een klus van 30 minuten niet doen alsof ze gelijk zijn.
Voorbeeldsjabloon
| Dienst | Taak | Inspanning | Frequentie |
|---|---|---|---|
| Openen | Testshot zetten, molen afstellen | 2 | Dagelijks |
| Openen | Tafels afnemen, stoelen neerzetten, vloer vegen | 2 | Dagelijks |
| Openen | Gebak, melk, havermelk en suiker aanvullen | 2 | Dagelijks |
| Tijdens dienst | Afvalbakken legen, uitklopbak legen | 1 | Twee keer per dag |
| Tijdens dienst | Toonbank aanvullen, melkkoelkast afnemen | 1 | Dagelijks |
| Sluiten | Zetgroep terugspoelen en filtermandjes schoonmaken | 3 | Dagelijks |
| Sluiten | Vloer dweilen, oppervlakken desinfecteren | 3 | Dagelijks |
| Sluiten | Kas opmaken, achterdeur op slot | 2 | Dagelijks |
| Wekelijks | Molen en bonenreservoir grondig reinigen | 4 | Wekelijks |
| Wekelijks | Stoompijpje, waterkoker en vaatwasser ontkalken | 4 | Wekelijks |
| Wekelijks | Koelkast leeghalen, planken afnemen, houdbaarheidsdata checken | 5 | Wekelijks |
Zo zorg je dat het rooster blijft werken
Drie dingen maken van een rooster geen "decoratie" meer, maar "de manier waarop we werken":
- Het rouleert eerlijk. Niemand is elke week degene die bij het sluiten moet dweilen. De inspanning wordt over een periode van 4 weken over het team verdeeld, zodat de smerige klussen zich niet opstapelen bij degene die het makkelijkst ja zegt.
- Taken worden live afgevinkt. Medewerkers markeren een taak als gedaan op hun telefoon, zodra hij klaar is. De volgende dienst opent de app en ziet binnen 5 seconden wat er echt is afgerond en wat niet.
- Het geeft een duwtje voordat het gaat schreeuwen. Een herinnering om 22.00 uur voor een sluitlijst van 22.30 uur is vriendelijk. Een mail van de manager om 09.00 uur met de vraag waarom de sluitdienst de zetgroep niet heeft teruggespoeld, is dat niet.
Waarom je personeel meegaat
Personeel verzet zich niet tegen roosters. Het verzet zich tegen oneerlijke roosters. Staat steeds dezelfde persoon elke week op zaterdag te sluiten, dan raak je die kwijt, meestal aan het café aan de overkant. Als het rooster zichtbaar rouleert, voelt je personeel zich gerespecteerd. Dat is het goedkoopste middel om mensen te behouden dat je ooit zult vinden.
Gebruik dit sjabloon in Nudge
Nudge heeft kant-en-klare sjablonen voor cafés: openen, tijdens de dienst, sluiten en de wekelijkse grote schoonmaak, met weging op inspanning en automatische rotatie ingebouwd. Zet je café in 3 minuten op en stop met het lamineren van dingen die niemand leest.