Warum es Anleitungen gibt

Jedes Team läuft auf Wissen, das in den Köpfen von ein oder zwei Personen steckt. Wie man die Kaffeemaschine reinigt, ohne die Tropfschale zu überfluten. Die genaue Reihenfolge beim Öffnen des Ladens. Was man sagt, wenn ein Gast eine Rückerstattung verlangt, die man nicht gewähren kann. Sind diese Personen nicht da, ist das Wissen mit ihnen weg — und die neue Kraft lernt, indem sie es erst einmal falsch macht.

Anleitungen lösen das. Eine Anleitung ist eine kurze, wiederverwendbare Reihe von Anweisungen, die du einmal schreibst und an die Aufgaben hängst, wo sie tatsächlich gebraucht wird. Wer den Job erledigt, sieht direkt an der Aufgabe einen Button Anleitung ansehen, öffnet sie und folgt ihr — ohne das zu verlassen, was sie gerade tut.

Deine erste Anleitung erstellen

Öffne den Bereich Anleitungen in deinem Space und tippe auf Neue Anleitung. Zum Start brauchst du zwei Dinge:

  • Einen Titel — kurz und konkret. „Espressomaschine reinigen", nicht „Maschinenkram".
  • Eine kurze Beschreibung (optional) — eine Zeile, damit man Anleitungen in der Bibliothek auseinanderhalten kann.

Dann schreibst du den Inhalt. Der Editor unterstützt die Formatierung, die für Anweisungen wirklich zählt:

  • Überschriften, um einen langen Ablauf in Etappen zu gliedern.
  • Nummerierte Schritte für alles, was in einer bestimmten Reihenfolge passieren muss.
  • Aufzählungen für Checklisten, bei denen die Reihenfolge egal ist.
  • Fett und kursiv, um den Schritt zu markieren, den alle überspringen.

Halte jeden Schritt auf eine Handlung. „Siebträger entnehmen und Puck ausklopfen" sind zwei Schritte, und jemand wird den einen tun und den anderen vergessen.

Ein Video hinzufügen

Manches lässt sich schneller zeigen als beschreiben. Füge einen YouTube- oder Vimeo-Link in den Editor ein, und er wird inline als Vorschaubild mit Play-Button eingebettet — kein Hochladen, keine Dateiverwaltung. Ein 40-Sekunden-Clip vom Rückspülen spart dir anderthalb Absätze sorgfältig gewählter Worte.

Fügst du einen Link ein, der kein unterstütztes Video ist, sagt dir der Editor Bescheid und fügt ihn einfach nicht hinzu — deine Anleitung bleibt nie in einem kaputten Zustand zurück.

Eine Anleitung an Aufgaben anhängen

Eine Anleitung für sich allein ist nur ein Dokument. Der Sinn besteht darin, sie dorthin zu bringen, wo die Arbeit passiert.

Hänge eine Anleitung an eine wiederkehrende Aufgabe — „Laden öffnen", „Grundreinigung Freitag" — und der Button Anleitung ansehen erscheint automatisch bei jeder künftigen Instanz dieser Aufgabe. Eine Anleitung kann viele Aufgaben abdecken, und eine Aufgabe kann mehrere Anleitungen tragen. Du kannst Anleitungen auch schon beim Erstellen einer Aufgabe anhängen, sodass die Anweisungen und der Job gemeinsam live gehen.

Löschst du eine Anleitung später, verlieren die Aufgaben, an die sie gehängt war, einfach die Verknüpfung. Nichts geht kaputt.

Entwurf vs. veröffentlicht

Nicht jede Anleitung ist fürs Team bereit, sobald du sie beginnst. Speichere eine Anleitung als Entwurf, während du noch schreibst — Entwürfe sind für Mitarbeitende unsichtbar und nur Inhaber und Manager können sie sehen. Wenn sie bereit ist, tippe auf Veröffentlichen. Anders überlegt, oder hat sich ein Ablauf geändert? Mach die Veröffentlichung jederzeit rückgängig und kehre zum Entwurf zurück.

Wer was darf

  • Inhaber und Manager erstellen, bearbeiten, löschen und hängen Anleitungen an.
  • Alle anderen lesen veröffentlichte Anleitungen — in der Bibliothek und an ihren Aufgaben.

Probiere es mit deinem Team aus

Schreibe eine Anleitung für den Job, der immer falsch gemacht wird, hänge sie an diese Aufgabe und sieh zu, wie die Rückfragen aufhören. Nudge gibt dir eine faire Aufgabenrotation und die passenden Anweisungen dazu — 7 Tage kostenlos.